Une permanence téléphonique qui prend le relais quand vous n’êtes pas disponible
Rendez-vous, déplacements, périodes chargées ou absences : vos appels continuent d’être pris en charge. Notre équipe répond au nom de votre entreprise et applique les consignes définies avec vous.
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique permet de faire prendre en charge vos appels lorsqu’il vous est difficile ou impossible de répondre.
Contrairement à une simple messagerie vocale, vos correspondants sont accueillis par une personne réelle.
Notre équipe répond au nom de votre entreprise, recueille les informations nécessaires et applique les actions prévues dans vos consignes.
La permanence peut fonctionner quelques heures par jour, pendant certaines périodes ou prendre le relais uniquement lorsque vous êtes indisponible.
Votre activité continue même lorsque vous ne pouvez pas décrocher
Une permanence téléphonique est particulièrement utile lorsque les appels sont importants mais que votre métier ne vous permet pas d’être disponible en permanence.
Pendant vos rendez-vous
Vous restez concentré sur votre client pendant que vos autres appels sont pris en charge.
Quand vous êtes déjà en ligne
Plutôt que de laisser sonner, vos appels supplémentaires peuvent être réceptionnés par notre équipe.
Pendant les périodes chargées
La permanence peut absorber une partie des appels lorsque votre équipe manque de disponibilité.
Pendant vos déplacements
Vos correspondants bénéficient d’un accueil professionnel même lorsque vous êtes hors de vos locaux.
Sur certaines plages horaires
Vous choisissez les périodes pendant lesquelles nous devons prendre le relais.
En complément de votre équipe
Vos collaborateurs continuent de répondre, et nous intervenons lorsque cela devient nécessaire.
Que peut faire notre permanence téléphonique pour vous ?
La prise en charge est définie selon votre activité et les différents motifs d’appels.
Accueillir vos correspondants
Nous répondons avec la présentation et le discours convenus avec vous.
Identifier le motif de l’appel
Nous recueillons les éléments nécessaires pour comprendre la demande.
Prendre un message
Les coordonnées et informations utiles sont relevées puis transmises.
Transférer certains appels
Selon les règles prévues, un appel peut être orienté vers l’interlocuteur concerné.
Prendre des rendez-vous
Nous pouvons planifier des rendez-vous lorsque vos consignes et votre organisation le prévoient.
Donner certaines informations
Horaires, procédures et informations pratiques peuvent être communiqués selon les réponses préparées avec vous.
Une permanence téléphonique adaptée à votre fonctionnement
Il n’existe pas une seule manière d’externaliser la réception de ses appels. La prestation peut s’adapter à votre organisation.
Pendant vos indisponibilités
La permanence intervient sur certaines périodes : réunions, rendez-vous, déplacements ou absences.
En débordement de votre équipe
Votre équipe répond en priorité. Lorsque personne ne peut décrocher, nous prenons le relais.
Voir les débordements d’appelsSur des horaires définis
Nous pouvons assurer votre accueil téléphonique sur les plages horaires convenues.
Comment mettre en place une permanence téléphonique ?
Avant de répondre au premier appel, nous préparons avec vous les règles nécessaires à la prise en charge.
Nous définissons les périodes
Horaires, journées, situations ou règles de déclenchement sont définis ensemble.
Vous nous transmettez vos consignes
Nous préparons les informations à recueillir, les réponses possibles et les actions à effectuer.
Notre équipe prend le relais
Les appels concernés sont pris en charge selon le scénario convenu.
Vous recevez les informations
Les messages et éléments utiles vous sont transmis selon les modalités prévues.
Une solution pour les professionnels qui ne peuvent pas rester au téléphone
La permanence téléphonique convient particulièrement aux structures dont les collaborateurs doivent être disponibles sur le terrain, en rendez-vous ou concentrés sur leurs missions.
Permanence téléphonique ou standard téléphonique externalisé ?
Les deux prestations reposent sur le même principe : une équipe extérieure prend en charge vos appels selon vos consignes.
Permanence téléphonique
Elle est particulièrement adaptée si vous souhaitez un relais pendant vos indisponibilités, certaines plages horaires ou les périodes chargées.
Standard téléphonique externalisé
Il correspond davantage à une prise en charge organisée de votre accueil téléphonique comme une extension de votre entreprise.
Vos appels ne sont pas confiés à une simple messagerie.
Standard Externalisé s’appuie sur le savoir-faire d’Office & Call dans la gestion des appels et la relation client.
Notre équipe travaille avec vos consignes, vos procédures et les informations propres à votre activité pour assurer un accueil cohérent.
Découvrir qui nous sommesVos questions sur la permanence téléphonique
Puis-je utiliser la permanence seulement quelques heures par jour ?
Oui. La prestation peut être organisée sur certaines plages horaires selon vos besoins et l’organisation convenue.
Puis-je garder mon numéro de téléphone ?
La mise en place est étudiée selon votre configuration téléphonique actuelle. Les modalités techniques sont définies avant le démarrage.
Que se passe-t-il si je suis déjà en ligne ?
Selon le dispositif choisi, les appels auxquels votre équipe ne peut pas répondre peuvent être pris en charge par notre permanence.
Pouvez-vous prendre des rendez-vous ?
Oui, lorsque cela fait partie des actions définies dans vos consignes. Les rendez-vous peuvent être saisis dans l’outil ou l’agenda prévu.
Mes clients sauront-ils que la permanence est externalisée ?
Notre équipe répond au nom de votre entreprise et applique les consignes définies avec vous. L’objectif est d’assurer une continuité naturelle de votre accueil.
Combien coûte une permanence téléphonique ?
Le tarif dépend notamment du volume d’appels, des plages de prise en charge et des actions à effectuer. Une proposition peut être établie en fonction de votre organisation.
Vous avez besoin que quelqu’un décroche lorsque vous ne pouvez pas ?
Expliquez-nous quand et comment vos appels doivent être pris en charge. Nous étudierons avec vous la permanence téléphonique adaptée à votre activité.