De votre numéro de téléphone jusqu’à la bonne action au bon moment
Nous préparons votre accueil avec vous, configurons vos consignes puis notre équipe prend en charge les appels concernés comme une extension de votre entreprise.
Cinq étapes pour intégrer notre équipe à votre accueil téléphonique
Nous ne commençons pas à répondre avant d’avoir compris qui vous êtes, comment vous souhaitez accueillir vos correspondants et ce que nous devons faire selon les différents motifs d’appels.
Cadrage
Nous analysons votre besoin.
Consignes
Nous préparons les scénarios.
Configuration
Votre accueil est paramétré.
Appels
Notre équipe applique vos règles.
Transmission
Vous recevez les informations utiles.
La qualité de l’accueil se prépare avant de décrocher
Nous comprenons votre organisation
Nous identifions votre activité, vos horaires, les personnes à contacter, les principaux motifs d’appels et les situations dans lesquelles vous souhaitez nous confier le téléphone.
Nous construisons vos consignes d’appels
Nous définissons la manière dont notre équipe doit répondre, les questions à poser, les informations à recueillir et la suite à donner pour chaque situation prévue.
Votre accueil est configuré
Lorsque votre numéro ou votre ligne est pris en charge par notre équipe, nous identifions l’entreprise appelée et accédons aux consignes correspondantes.
Chaque client dispose ainsi de son propre accueil, de ses informations et de ses règles de traitement.
Notre équipe répond selon votre scénario
L’opératrice accueille le correspondant, recueille progressivement les informations prévues puis suit les consignes correspondant au motif de l’appel.
L’appel se termine par une action claire
Selon vos consignes, nous pouvons notamment transmettre un message, orienter ou transférer l’appel, communiquer les informations prévues ou organiser un rendez-vous.
Nous ne répondons pas au hasard : nous suivons vos consignes
Chaque entreprise est différente. Les informations nécessaires pour un artisan, un cabinet, une agence ou une entreprise de services ne sont pas les mêmes.
Votre correspondant est accueilli comme un appelant de votre entreprise
Nous décrochons au nom de votre entreprise
La présentation utilisée est celle prévue dans vos consignes.
Nous posons les questions prévues
Notre équipe recueille les informations nécessaires sans improviser le traitement.
Nous réalisons l’action autorisée
Le scénario indique ce qui doit être fait une fois la demande qualifiée.
L’information doit arriver au bon endroit, pas rester dans notre standard
La prise en charge d’un appel n’a d’intérêt que si la suite donnée est claire pour votre entreprise.
Transmission du message
Les informations recueillies peuvent être transmises selon les modalités prévues avec vous.
Rendez-vous enregistré
Lorsque le scénario le prévoit, le rendez-vous est enregistré selon les règles définies.
Appel transféré
Certains appels peuvent être orientés vers l’interlocuteur prévu lorsque les consignes le demandent.
Informations structurées
L’objectif est que vous sachiez qui a appelé, pourquoi et quelle suite a été donnée.
Le fonctionnement dépend aussi de la manière dont vous souhaitez nous confier vos appels
Pendant vos indisponibilités
Réunions, rendez-vous, déplacements ou certaines plages horaires.
Lorsque votre équipe ne peut plus répondre
Votre équipe reste prioritaire et nous intervenons selon le dispositif prévu.
Pour votre accueil téléphonique organisé
Notre équipe peut assurer tout ou partie de votre accueil téléphonique selon l’organisation convenue.
Un prospect appelle pendant que vous êtes en rendez-vous
Voici à quoi peut ressembler un parcours préparé avec votre entreprise.
Votre correspondant appelle votre numéro habituel.
Nous l’accueillons au nom de votre entreprise.
Nous identifions son besoin grâce aux questions prévues.
Message, rendez-vous ou autre action selon vos consignes.
Derrière le téléphone, il y a surtout une organisation.
Office & Call travaille avec des scénarios d’appels et des consignes propres à chaque entreprise.
L’objectif est que l’opératrice dispose au moment de l’appel des informations nécessaires pour accueillir, qualifier et traiter la demande selon le cadre prévu.
Découvrir qui nous sommesVos questions sur la mise en place
Comment savez-vous pour quelle entreprise vous répondez ?
L’organisation téléphonique permet d’identifier le client concerné par l’appel afin que l’opératrice dispose des consignes correspondantes.
Comment apprenez-vous ce qu’il faut dire à mes clients ?
Les consignes sont préparées avec votre entreprise avant le démarrage. Elles définissent notamment l’accueil, les questions, les informations autorisées et les actions à effectuer.
Que se passe-t-il si une demande n’est pas prévue ?
Le traitement dépend des consignes définies avec vous. Une situation qui nécessite votre intervention peut notamment donner lieu à une prise de message ou à une orientation prévue.
Pouvez-vous transférer un appel ?
Oui, lorsque le transfert fait partie du scénario défini et que les conditions prévues sont réunies.
Pouvez-vous prendre des rendez-vous ?
Oui. Lorsque la prise de rendez-vous fait partie des actions prévues, notre équipe peut utiliser l’organisation ou l’outil convenu.
Peut-on modifier les consignes après le démarrage ?
Oui. Le fonctionnement peut évoluer lorsque votre organisation, vos interlocuteurs ou vos besoins changent.
Vous voulez voir comment cette organisation pourrait fonctionner chez vous ?
Expliquez-nous comment vos appels sont aujourd’hui traités. Nous pourrons identifier ce que notre équipe peut prendre en charge et préparer le fonctionnement adapté.