Vos appels deviennent des rendez-vous directement planifiés dans votre agenda
Nous accueillons vos correspondants, identifions leur besoin et pouvons enregistrer leurs rendez-vous selon vos disponibilités, vos règles et l’outil que vous utilisez.
Externaliser la prise de rendez-vous téléphonique
Certains appels ne nécessitent pas qu’un collaborateur soit rappelé : le besoin peut être traité immédiatement en proposant directement un rendez-vous.
Notre équipe répond au nom de votre entreprise et suit le scénario préparé avec vous.
Lorsque l’appelant souhaite prendre rendez-vous, nous pouvons recueillir les informations nécessaires, vérifier les disponibilités et réserver le créneau prévu.
Vous évitez ainsi les allers-retours entre appels, messages et rappels simplement pour trouver une date disponible.
Moins de rappels à gérer, plus de rendez-vous directement organisés
La prise de rendez-vous externalisée permet de traiter davantage de demandes dès le premier échange téléphonique.
Le rendez-vous est directement planifié
Lorsque la demande correspond aux critères définis, nous pouvons proposer un créneau disponible et enregistrer le rendez-vous.
Vous réduisez les rappels inutiles
Vos équipes n’ont plus nécessairement à rappeler un prospect ou un client uniquement pour organiser une date et une heure.
Les règles sont respectées
Durée du rendez-vous, motif, interlocuteur, zone géographique ou informations préalables : vos critères sont définis avec vous.
La prise de rendez-vous ne consiste pas seulement à choisir une date
Avant d’ouvrir votre agenda, nous pouvons recueillir les informations nécessaires pour vérifier que le rendez-vous correspond bien à vos critères.
Identifier l’appelant
Nom, entreprise, coordonnées et informations utiles peuvent être recueillis.
Comprendre le motif du rendez-vous
Nous posons les questions prévues afin de qualifier la demande avant de proposer un créneau.
Sélectionner le bon interlocuteur
Selon vos règles, le rendez-vous peut être affecté à la personne ou au service adapté.
Respecter les durées prévues
Les créneaux peuvent être organisés selon la durée correspondant au type de rendez-vous.
Ajouter les informations utiles
Les éléments recueillis pendant l’appel peuvent être intégrés dans le rendez-vous selon votre fonctionnement.
Donner les consignes prévues
Adresse, documents à prévoir, modalités ou informations pratiques peuvent être communiqués à l’appelant.
Chaque entreprise peut avoir ses propres règles de rendez-vous
Nous préparons le scénario en fonction de votre métier, de votre organisation et des informations dont vous avez besoin.
Rendez-vous commercial
Qualification du prospect, identification du besoin puis réservation d’un créneau avec le bon interlocuteur.
Rendez-vous client
Identification de la demande, choix du type de rendez-vous et enregistrement selon les disponibilités prévues.
Rendez-vous métier
Des règles spécifiques peuvent être prévues selon le type d’intervention, le professionnel concerné ou la durée nécessaire.
Nous travaillons dans l’outil prévu avec vous
L’objectif n’est pas de créer un planning parallèle. Lorsque l’organisation le permet, la prise de rendez-vous s’effectue directement dans l’agenda ou l’outil que vous utilisez.
Comment mettre en place la prise de rendez-vous externalisée ?
Nous préparons avec vous les règles nécessaires pour que notre équipe puisse proposer les bons créneaux aux bonnes personnes.
Nous définissons les types de rendez-vous
Motifs, durées, interlocuteurs concernés et conditions sont identifiés.
Nous préparons les questions
Les informations nécessaires pour qualifier la demande sont définies avec vous.
Nous accédons à l’organisation prévue
L’outil, l’agenda ou le processus est préparé selon les modalités convenues.
Nous planifions les rendez-vous
Les appels concernés sont traités selon vos règles et les créneaux disponibles.
Une solution pour les professionnels dont l’agenda fait partie du quotidien
Cette prestation est particulièrement utile lorsque de nombreux appels entrants ont pour objectif principal d’obtenir un rendez-vous.
La prise de rendez-vous peut faire partie de votre permanence téléphonique
Vous n’êtes pas obligé de choisir entre accueil téléphonique et prise de rendez-vous. Les deux peuvent être combinés dans un même scénario.
Nous accueillons l’appel
Le correspondant explique sa demande et notre équipe identifie la suite à donner.
Nous agissons lorsque le scénario le permet
Si la demande correspond aux règles prévues, le rendez-vous peut être pris directement pendant l’appel.
Une équipe qui ne se contente pas de prendre un message.
Standard Externalisé s’appuie sur le savoir-faire d’Office & Call dans la relation client, la gestion d’appels et l’utilisation d’outils de planification.
Notre objectif est de suivre votre organisation pour que la prise de rendez-vous s’intègre réellement au fonctionnement de votre entreprise.
Découvrir qui nous sommesVos questions sur la prise de rendez-vous externalisée
Pouvez-vous prendre directement rendez-vous dans mon agenda ?
Lorsque votre organisation et l’outil utilisé le permettent, nous pouvons enregistrer les rendez-vous directement selon les modalités définies avec vous.
Pouvez-vous poser des questions avant de proposer un rendez-vous ?
Oui. Les informations nécessaires à la qualification de la demande sont préparées avec vous dans le scénario d’appel.
Pouvez-vous gérer plusieurs types de rendez-vous ?
Oui. Des règles différentes peuvent être prévues selon le motif, la durée, l’interlocuteur concerné ou les conditions à respecter.
Pouvez-vous utiliser plusieurs agendas ?
Cela dépend de votre organisation et des outils utilisés. Les modalités sont définies lors de la préparation de la prestation.
La prise de rendez-vous peut-elle être associée à ma permanence téléphonique ?
Oui. La prise de rendez-vous peut faire partie des actions réalisées lors du traitement de certains appels.
Combien coûte la prise de rendez-vous externalisée ?
Le tarif dépend notamment du volume d’appels, du niveau de qualification demandé, des outils utilisés et des actions à réaliser. Une proposition peut être établie selon votre fonctionnement.
Et si certains de vos appels se transformaient directement en rendez-vous ?
Expliquez-nous comment fonctionne votre agenda, quels rendez-vous vous proposez et quelles informations doivent être recueillies. Nous étudierons avec vous l’organisation adaptée.