Un standard téléphonique externalisé qui répond au nom de votre entreprise
Confiez-nous vos appels entrants sans perdre la proximité avec vos clients. Notre équipe répond selon vos consignes, qualifie les demandes et transmet les informations aux bons interlocuteurs.
Qu’est-ce qu’un standard téléphonique externalisé ?
Externaliser son standard consiste à confier tout ou partie de la réception de ses appels à une équipe extérieure qui répond selon les règles définies par l’entreprise.
Vos correspondants appellent votre entreprise normalement. Selon l’organisation choisie, les appels sont pris en charge par notre équipe lorsque vous le souhaitez.
Nous répondons au nom de votre entreprise, appliquons vos consignes et réalisons les actions prévues : transmettre un message, orienter l’appel, renseigner le correspondant ou organiser un rendez-vous.
L’objectif n’est pas simplement de décrocher : il s’agit d’assurer une véritable continuité de votre accueil téléphonique.
Pourquoi externaliser votre standard téléphonique ?
Le téléphone reste essentiel pour de nombreuses entreprises, mais il ne doit pas monopoliser vos équipes ni interrompre en permanence leur travail.
Moins d’appels manqués
Vos appels continuent d’être pris en charge lorsque vous êtes en rendez-vous, déjà en ligne ou simplement indisponible.
Un accueil professionnel
Chaque interlocuteur bénéficie d’un accueil cohérent avec votre image, votre vocabulaire et les consignes de votre entreprise.
Plus de concentration
Vos équipes peuvent travailler, recevoir leurs clients ou gérer leurs dossiers sans être interrompues à chaque sonnerie.
Que peut prendre en charge votre standard externalisé ?
Le traitement d’un appel dépend de vos besoins. Nous définissons avec vous ce que notre équipe doit faire pour chaque type de demande.
Répondre au nom de votre entreprise
Présentation personnalisée, identification de l’appelant et prise en charge selon votre scénario.
Prendre et transmettre les messages
Nous recueillons les informations utiles et les transmettons au bon interlocuteur selon les modalités prévues.
Qualifier les demandes
Objet de l’appel, urgence, coordonnées et informations nécessaires peuvent être recueillis avant transmission.
Transférer certains appels
Selon vos consignes, les appels peuvent être orientés vers la personne ou le service concerné.
Prendre des rendez-vous
Lorsque votre organisation le prévoit, nous pouvons inscrire les rendez-vous dans l’agenda ou l’outil convenu.
Donner les informations prévues
Horaires, procédure, informations pratiques ou réponses simples peuvent être communiqués selon vos instructions.
Comment mettre en place un standard téléphonique externalisé ?
La qualité de l’accueil dépend avant tout de la préparation des consignes. C’est pourquoi le fonctionnement est défini avec vous avant la prise en charge des premiers appels.
Nous analysons vos besoins
Horaires, volumes, types d’appels, interlocuteurs et objectifs sont identifiés.
Nous construisons vos consignes
Nous définissons ensemble les questions à poser et les actions à effectuer.
Les appels sont pris en charge
Notre équipe répond selon le scénario prévu et adapte le traitement au motif de l’appel.
Les informations vous sont transmises
Vous recevez les messages et informations selon les modalités définies ensemble.
Vous n’êtes pas obligé d’externaliser tous vos appels
Votre standard peut être externalisé en permanence, mais aussi uniquement dans certaines situations.
Lorsque vous êtes déjà en ligne
Nous pouvons prendre le relais lorsque vos collaborateurs ne peuvent pas décrocher.
Pendant vos rendez-vous
Vos appels sont pris en charge pendant que vous êtes occupé avec vos clients ou partenaires.
Pendant les périodes chargées
Le service peut absorber une partie des appels lorsque votre équipe atteint ses limites.
Pour votre accueil quotidien
Nous pouvons également assurer votre accueil téléphonique selon l’organisation convenue.
Votre standard est confié à une véritable équipe.
Standard Externalisé s’appuie sur l’expérience et l’organisation d’Office & Call dans la gestion d’appels et l’accompagnement des entreprises.
Nous construisons votre accueil à partir de vos consignes, de vos procédures et de votre fonctionnement, afin que nos équipes puissent répondre de façon cohérente avec votre entreprise.
Découvrir qui nous sommesVos questions sur le standard téléphonique externalisé
Mes clients savent-ils que l’appel est externalisé ?
L’équipe répond au nom de votre entreprise et applique les consignes définies avec vous. L’objectif est que l’accueil téléphonique soit cohérent avec votre organisation.
Puis-je conserver mon numéro de téléphone ?
La prise en charge est organisée en fonction de votre configuration téléphonique. Les modalités techniques sont définies avant le démarrage de la prestation.
Puis-je externaliser seulement les appels auxquels je ne réponds pas ?
Oui. Le service peut notamment être utilisé comme solution de débordement, pendant certaines plages horaires ou lors de vos indisponibilités.
Pouvez-vous transférer les appels directement à mon équipe ?
Lorsque votre organisation le prévoit, certains appels peuvent être transférés selon les règles et interlocuteurs définis dans vos consignes.
Pouvez-vous gérer plusieurs types d’appels ?
Oui. Des scénarios différents peuvent être préparés selon le motif de l’appel, le service demandé ou le niveau de priorité.
Combien coûte un standard téléphonique externalisé ?
Le coût dépend notamment du volume d’appels, du niveau de traitement demandé et des actions à effectuer pendant les conversations. Une proposition peut donc être adaptée à votre fonctionnement.
Vous souhaitez déléguer votre standard téléphonique ?
Expliquez-nous comment vos appels sont aujourd’hui gérés. Nous étudierons avec vous l’organisation la plus adaptée à votre entreprise.